Beretning til TRIFs generalforsamling d. 11. september 2018.
 
Selv om vi igen i 2017-18 har arbejdet videre med temaet foreningsudvikling, både i forbindelse med formandsmøderne og møder i Strategisk Forum, og i år har udmøntet det i en række forslag til modernisering af vedtægterne, så har vi ikke kunnet stoppe den medlemsmæssige tilbagegang, der startede sidste år.    
Omkring medlemstallet: ved opgørelsen af medlemstallet pr. 30. juni 2016 havde vi kun 2.071 aktivitetsmedlemmer. Sidste år i 2017 var det samlede antal aktivitetsmedlemmer 1.984 – en tilbagegang på knap 100 medlemmer. Det er desværre fortsat i år, idet vi med 1.849 aktivitetsmedlemmer er på det hidtil laveste tal i min formandsperiode. Vi har dog kunnet opleve fremgang i medlemstallet i badminton, gymnastik og Senior 60+, men desværre fortsat tilbagegang i fodbold og fitness, mens håndbold, løb, tennis og volleyball stort set har uændret medlemstal.  
Den store nedgang i medlemstallet er især på medlemstallet for børn og unge under 25 år, som igen i år er faldet – og det rammer både fodbold og fitness.
Vi er i FU hele tiden opmærksom på det faktum, at børnetallet i Syddjurs Kommune – som i en række andre kommuner - i det hele taget demografisk set er faldende og vil være det en række år fremover, så derfor er det vanskeligt, men ikke umuligt fortsat at fastholde et acceptabelt medlemstal netop på det område.
Når vi kommer til årsregnskabet under næste punkt viser resultatopgørelsen en omsætning på 3.20 mio.kr. for i år – mod 3.50 mio. kr. sidste år – og mod 3.37 mio.kr. forrige år. Vi skal helt tilbage til foreningsåret 2014-15 for at finde en lignende omsætning. Altså en faldende omsætning på grund af faldet i medlemstallet, men tallene afspejler stadig et solidt aktivitetsniveau for en forening som TRIF.
Igen i år kommer vi desværre ud med et underskud samlet set på 79.292 kr., hvilket er lidt større end sidste år, hvor underskuddet var på 69.100 kr. og forrige år, hvor det var på 69.282 kr.
I lighed med sidste år må vi naturligvis konstatere, at resultatet er utilfredsstillende, selv om underskuddet i år længe har været forudsigeligt på grund af nedgangen i medlemstallet og en større investering i en nyanskaffelse af en crossmaskine inden for fitness-afdelingen, som er godkendt af FU.
Vi må også igen i år konstatere et mindre underskud i fodboldafdelingen – stadig på grund af det faldende medlemstal. Men i år er driftssamspillet mellem fodboldafdelingen og vores ’aflæggerforening’ Rønde Kunstgræs begyndt at fungere bedre, hvilket igen har ført til en for indeværende år reduktion af udgiften til ’baneleje’ af kunstgræsbanen.   
Bortset fra det, så mener vi i FU at vi som helhed og helt overordnet fortsat kan konstatere, at TRIF stadig er en solid driftsorganisation, der er i stand til at modstå mindre udsving i medlemstallet, og stadig være i stand til at fastholde og fortsat udvikle basis for motion, breddeidræt og semielite i lokalområdet.
Men foreningens robusthed er fortsat proportional med det sammenhold, som vi er i stand til at udvise med henblik på udviklingen af den paraply-organisation, som TRIF jo også er. Det er vigtigt at vi signalerer tydelige værdier – både overordnet set og i den idrætslige adfærd i foreningen både hos trænere og ledere. Vi skal signalere, at vi forventer noget af vores medlemmer, nemlig at det at være medlem af TRIF også er en forpligtelse til at agere sportsligt og idrætsligt hensigtsmæssigt.
Det var noget af det, som vores foreningsudviklingsprojekt satte fokus på, men også i høj grad ledelse i en idrætslig sammenhæng. Ledelse er også at kunne tilrettelægge træning og kampe med en god arbejdsdeling og en effektiv planlægning. Men også noget om rekruttering til ledelse i en idrætsforening og noget om glidende overgange i forhold til nye folk i ledelsen. Vi var også omkring udarbejdelse af en egentlig foreningshåndbog – som vi dog skrinlagde igen – og videre til udarbejdelse af en fælles forretningsorden for alle afdelinger, som så igen er blevet videreført ind i en vedtægtsændring, der bl.a. giver hjemmel til en sådan forretningsorden, hvis overordnede formål er at sikre en fælles fornuftig praksis for ledelse af foreningen.
I forbindelse med vedtægtsændringerne – som vi jo helt konkret vender tilbage til senere i aften – har vi også i FU taget udgangspunkt i den medlemsanalyse, som DGI-konsulent Rasmus Bach fremlagde på et møde i Strategisk Forum. Er det muligt at lave et mere fleksibelt medlemskab, som vi kender det fra andre naboklubber, eller er det muligt at lave et ’løbende’ medlemskab, som ikke er sæsonafhængigt?
I forbindelse med rekruttering tog FU initiativ til at afholde, hvad vi valgte at kalde en ’rekrutteringsmiddag’, hvor vi inviterede 8 TRIF-folk med ledelsespotentiale inden for både organisatorisk, idrætslig og økonomisk ledelse til en dialogmiddag.
I første omgang drøftede vi en række temaer om ’at trække på samme hammel’ og udvikle et fortsat fællesskab i en afdelingsopdelt forening. Helt konkret kom der forslag frem om at FU skal sikre bedre support til alle afdelinger, specielt afdelinger under opbygning, forslag om nedsættelse af en event-gruppe, oprettelse af en ’forældrebank’, hvor forældre stiller sig til rådighed for at løse opgaver inden for TRIFs forskellige afdelinger, ansøgninger til fonde omkring nye afdelinger, som eksempelvis inden for E-sport. Dialogen, som er fortsat efterfølgende, overbeviste i hvert fald FU om, at udvidelse af FU med et fjerde medlem, som netop går ind og dækker de nævnte initiativer er en god ide, og det er så noget af det, der er med i vedtægtsændringen.
Det er også værd at bemærke, at ledelsesrekruttering har stået på dagsordenen i flere afdelinger. Det gælder eksempelvis inden for løbeafdelingen og badminton, hvor man har gennemført et såkaldt ’Snak og æd’-arrangement, ligesom rekruttering også er et tema hos håndboldafdelingen, hvor afdelingsbestyrelsen er nede på det minimale.
I forhold til nye aktiviteter har vi også en negativ melding. Sidste år fik FU på TRIFs generalforsamling efter en 1-årig prøveperiode hjemmel til at oprette en ny basketball-afdeling, som TRIFs afdeling nummer 10. I år må vi desværre konstatere, at selv om de to entusiastiske og veluddannede trænere Emil Roland og Chr. Bjorholm har forsøgt at få afdelingen til at køre, så er der ikke et tilstrækkeligt medlemsgrundlag for ’TRIF-tigers’. Da vi ganske enkelt aldrig formelt fik oprettet afdelingen, så vil vi i år blot konstatere, at vi nu indstiller aktiviteten, hvilket FU har vedtaget på et møde i juni måned og effektueret her i august.
Som nævnt kort har vi i stedet igangsat en række møder omkring oprettelse af en afdeling for E-sport, som forhåbentlig i løbet af året i samarbejde med Rønde Skole kan blive til en konkret ny aktivitet – og måske senere en afdeling.
Omkring samarbejdet mellem de forskellige afdelinger viste det sig, at forsøget med at initiere nye ’familieaktiviteter’ på de ledige haltider fredag aften rent faktisk lykkedes hen over vinter- og forårssæsonen. Samarbejdet omkring ’Outdoor i Byparken’, er også fortsat, og i forbindelse med Rønde Sparekasses jubilæumsfond kom løbeafdelingen med et forslag om at søge tilskud til oprettelse af en udendørs træningsstation lige uden for RICs bygninger. Desværre ønskede RIC ikke at være med i projektet, hvorfor FU skønnede, at det ikke på det tidspunkt var hensigtsmæssigt at gå videre med projektet. Når vi skal videre med det – for det skal vi - så skal flere afdelinger givetvis involveres - men i år skete det lige på kanten af sommerferien, så vi fandt det ikke hensigtsmæssigt der.
Der har igen i år været afholdt en meget besøgt fodboldskole, som ovenikøbet gav et pænt overskud til fodboldafdelingen. Det er også værd at notere, at flere afdelinger – som altid – er med i forskellige eksterne kulturelle og idrætslige arrangementer. Senior 60+ var i år med i det stort anlagte ’Move for Life’-arrangement i starten af november. Løbeafdelingen var igen i år med i Stafet for Livet i Rønde Bypark i september, mens badmintonafdelingen igen i år havde stor succes med arrangement af danske mesterskaber for unge. Og andre afdelinger har været med i andre arrangementer - det er godt og helt væsentligt, at TRIFs afdelinger benytter netop sådanne eksterne events til at markere TRIF som en engageret og synlig forening.
Vi bør også i den sammenhæng nævne, at vi d. 17. november fejrede vores hovedkasserer Leo Konradsens 50 års jubilæum som engageret foreningsleder indenfor idrætsforeninger i området. Det blev en fin og velbesøgt reception, hvor vi ud over en tur ned ad ’Memory Lane’ også fik sat et fokus på, hvad frivillige ledere kan udrette i vores samfund.
Efter at vi sidste år gik ind i brug af Conventus-systemet – også i forhold til lokalebooking i forbindelse med fitness-lokalerne, lavede vi en 1-årig aftale med RIC omkring leje af fitness-lokalerne. Denne aftale har vi i år genforhandlet, men er endnu ikke nået frem til en endelig aftale. 
I forbindelse med fitness-afdelingen har vi det perspektiv, at en lang række maskiner, som blev anskaffet i 2007, er ved at være nedslidt. Et eksempel er den cross-maskine, som vi i FU måtte give en ekstraordinær bevilling til i løbet af foreningsåret. Samtidig skete der det i efteråret, at et nye EU-direktiv fastslog, at det ikke er ulovligt for en kommune at give økonomisk støtte til foreningsfitness i lighed med andre former for foreningsidræt, som kommunerne giver økonomisk støtte til. Det medførte at vi i foråret rettede en henvendelse til Syddjurs Kommune og det førte igen til, at vi fik en foretræde for PUK-udvalget d. 8. maj, hvor Arne Tophøj og jeg var til stede. Vi fremlagde på mødet dokumentation for vores udgifter til ’halleje’ af de 250 m2, inkl. spinningslokalet, som vi lejer hos RIC, i alt 251.000 kr. plus ca. 70.000 kr. for udgifter til varme, el og vand. Endelig har vi betalt en serviceafgift på godt 100.000 kr. for ekspedition og tilsyn med fitness-lokalet. Der er således flere muligheder for, hvor kommunen kan ’placere’ et eventuelt tilskud, men vi har stadig ikke fået noget svar fra PUK-udvalget. Vi ved at PUK-sekretariatet arbejder med sagen og bl.a. har haft et møde med alle de haller i kommunen, hvor der er etableret foreningsfitness.
TRIF har som sædvanlig har vi på en lang række områder haft et aktivt og særdeles positivt samspil med RIC i løbet af foreningsåret. Vi har haft møder omkring – som nævnt - fitness-aftalen, men vi har også som altid drøftet rimelige tidshorisonter for aflysning af træningstider i forbindelse med ikke-idrætslige arrangementer i hallen. Udover de mere formelle møde og forhandlinger har vi naturligvis i dagligdagen mulighed for at drøfte og evaluere samarbejdet gennem en fornuftig dialog eller snak om tingene – så det har som altid været et flot samarbejde til glæde – tror jeg - for begge parter.
Et andet af de lidt større projekter, som vi i FU følger løbende er TRIF-profilannoncerne i Adresseavisen. Projektet, der blev startet i 2015, ud fra ideen om at fælles annoncering og fælles profilering i højere grad kan synliggøre hvad TRIF som ’paraply’ er for en størrelse. Vi har hidtil arbejdet med 10 annoncer årligt ud fra et justeret årshjul for annoncering, og vi har overordnet set kunne producere en lang række seriøse, informative og æstetisk velfunderede profilannoncer i et spændende samarbejde med Adresseavisens grafikere. Men den anden del af aftalen om at vi med en fast profilannonce også kunne sikre os en udbygget journalistisk omtale af TRIFs aktiviteter fungerer desværre ikke. Det første år gav nogenlunde med omtale, men derefter er det sådan, at avisen stort set kun bringer fra os færdigredigerede pressemeddelelser og meget sjældent eksempelvis fotos fra events og aktiviteter i det hele taget. Derfor er vores plan at vi nu skærer antallet af profilannoncer ned til 4 årlige annoncer, men vi vil dog forsøge at få en bedre journalistisk dækning gennem et møde med avisen her efter generalforsamlingen.
På det administrative plan har der været arbejdet meget aktivt i FU med EU's persondataforordning. Det har betydet en formulering af en privatlivspolitik for TRIF, herunder en fortegnelse over behandling af personoplysninger i TRIF. Vi nåede det alt sammen – takket være Leo – inden EU-direktivet trådte i kraft d. 25. maj. Alle dokumenter kan naturligvis ses på hjemmesiden www.trif.dk
På persondataområdet hentede vi også inspiration fra DGI – og der er grund til igen i år at sige tak til DGI-Østjylland – vores idrætslige hovedorganisation – for et fint samarbejde. Det bør også nævnes, at vores ny kontakt konsulent Rasmus Bach i løbet af året har været med ved flere afdelingsmøder og således har medvirket til at holde en løbende dialog i gang mellem TRIF og DGI.
Vores administrative medarbejder Lis Glibstrup har igen i år udført en kæmpestort arbejde i vores sekretariat. Helt konkret som tovholder på den interne kommunikation, hvor vi nu i FU får nu langt flere referater fra møder i udvalgene end tidligere, men også som kampfordeler for fodboldafdelingen, som administrator af børneattest-ordningen og som regnskabsfører for Rønde Kunstgræs. Vi har i år gennemført en MUS med Lis, som har medført en beskeden lønregulering med baggrund i 2 års ansættelse. Også tak for et fint samarbejde til Lis.
Efter indsupplering af Birgitte Bach Thomsen i forbindelse med min sygdomsperiode i starten af 2017 valgte vi at bibeholde Birgitte som arbejdende suppleant i FU i hele foreningsåret 2017-18. Det har givet en god arbejdsrytme at have et medlem af FU, som kan koncentrere arbejdsindsatsen omkring udviklingsperspektiver og nye satsområder. Og det er naturligvis baggrunden for, at vi kommer med et ændringsforslag til vedtægten om en permanent udvidelse af FU.
Til slut vil jeg gerne benytte lejligheden til at sige tak til alle i TRIF for et spændende og perspektivrigt samarbejde i foreningsåret 2017-18. Tak til alle de frivillige ledere og trænere, der er basis for hele TRIFs eksistens. Specielt tak til udvalgsformændene for en god og kritisk dialog og godt lederskab undervejs. Også tak til Rønde Idrætscenter og Thorsager Hallen (Skolen) for et godt samarbejde.   
Søren K. Lauridsen, formand.
 
Thorsager-Rønde Idrætsforening | Vesteralle 8 Thorsager | 8410 Rønde | Tlf.: 20639901