Forretningsorden for arbejdet i TRIFs aktivitetsudvalg og TRIF-FU.
 
1.
Forretningsorden er udarbejdet som en fælles forretningsorden for arbejdet i TRIFs aktivitetsudvalg og TRIF-FU i henhold til vedtægtens § 4, stk. 2.
2.
Aktivitetsudvalgene holder min. 4 møder årligt. Der kan aftales en mødeplan ved det første møde efter aktivitetsgeneralforsamlingen. TRIF-FU holder normalt møde hver måned, dog ikke i december og juli. TRIF-FUs mødeplan fastlægges ligeledes ved det første møde efter generalforsamlingen i september. Aftalte mødeplaner indsendes til TRIFs administration, hvorefter planerne lægges ud på hjemmesiden og videresendes til gensidig orientering.
 
3.
Konstituering af aktivitetsudvalgene skal ske på det første møde efter aktivitetsgeneralforsamlingen. Indberetning om medlemmer af aktivitetsudvalgene samt konstituering sker umiddelbart efter dette møde til TRIFs administration. Eventuelle ændringer i løbet af foreningsåret, herunder nødvendig omkonstituering skal ligeledes meddeles til sekretariatet umiddelbart efter ændring. Ændringer i TRIF-FU skal meddeles til aktivitetsudvalgene snarest efter ændringen er aftalt.
 
4.
TRIF-FUs arbejde tilrettelægges af formanden. Formanden indkalder til møder med mindst 5 hverdages varsel. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for mødet. Ordinære møder i aktivitetsudvalgene indkaldes normalt med samme tidsfrist og med en dagsorden for mødet.
 
5.
Alle dagsordener skal indeholde punktet Godkendelse af dagsorden samt Opfølgning på beslutninger fra sidste møde. Ved hvert møde skal der gives en redegørelse for væsentlige økonomiske og medlemsmæssige forhold. Aktivitetsudvalgenes og TRIF-FUs medlemmer kan anmode formanden om optagelse af yderligere punkter på dagsordenen indtil 2 dage før mødet.
 
6.
Aktivitetsudvalgene er beslutningsdygtige, når over halvdelen af medlemmerne er til stede. TRIF-FU er beslutningsdygtig, når 3 ud af 4 medlemmer er til stede. Beslutninger træffes med simpel stemmeflerhed. Alle aktivitetsudvalgenes medlemmer har stemmeret med én stemme. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
 
7.

Aktivitetsudvalgene og TRIF-FU kan invitere andre – eksempelvis trænere og andre ledere - til at deltage i møderne under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen med henblik på supplerende sagsfrem­stilling. Alle, der deltager i disse møder, har taleret.
 
 
8.
Medlemmer af TRIF-FU bør inviteres til at deltage i ét aktivitetsudvalgsmøde årligt. Medlemmer fra TRIF-FU deltager normalt i aktivitetsgeneralforsamlingerne.
 
9.
Såfremt et flertal i et aktivitetsudvalg eller i TRIF-FU ønsker det, kan mødet lukkes. I de lukkede møder deltager kun aktivitetsudvalgenes medlemmer og i TRIF-FUs møder alene FUs medlemmer.
 
10.
Aktivitetsudvalgene og TRIF-FU sørger for ­udarbejdelse af referat fra møderne. Dagsorden, mødedeltagere nævnt med navn og beslutninger indføres i referatet. Ethvert medlem har ret til efter ønske, at få særstand­punkter i kort form indført i referatet. 
 
11.
Referatet udsendes til alle medlemmer af det pågældende aktivitetsudvalg og TRIF-FUs medlemmer senest 10 dage efter mødets afholdelse. De af aktivitetsudvalgenes og FUs medlemmer, der har været til stede ved mødet, har derefter mulighed for at gøre indsigelse mod formuleringer i referatet inden for en periode på yderligere 4 dage. Formanden indarbejder nødvendige korrektioner til referatet, som rundsendes i den korrigerede version og derefter betragtes som godkendt. Referater fra møder i TRIF-FU lægges på hjemmesiden senest 14 dage efter mødets afholdelse.
 
12.
Det godkendte referat sendes derefter til TRIFs administration til videredistribuering til FU og til arkiv. 
 
13.
Ekstraordinære aktivitetsudvalgsmøder kan indkaldes med 3 dages varsel, når formanden og kassereren eller et flertal af udvalgets medlemmer gennem fremsendelse af en motiveret dagsorden fremsætter ønske herom.
 
 
Forretningsordenen er vedtaget af TRIF-FU d. 6. december 2018.
 
 
 
 
 
 
 
 
Thorsager-Rønde Idrætsforening | Vesteralle 8 Thorsager | 8410 Rønde | Tlf.: 20639901